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                 一般社団法人環境経営支援ファーム 代表理事 芦村 尹人                

「中小企業に求められるExcel活用術」

多くの中小企にあっては、IT活用の基礎的ツールであるExcel活用術の程度が低く、またExcel活用術を身に付けている従業員が少ない傾向が見られます。多忙な社長や多くの事務担当者は書類の作成・活動維持に追われ、同じ作業でも、Excelができる人がやれば数分で終わることが、できない人がやれば数時間かかり、しかもミスも発生しやすいというような状況を招いてしまいます。

以下、中小企業の事務活動で使用頻度が多いと考えられるExcel」の個別機能について下記します。

 

【数式の入力機能】

・「売上金額・売上原価・利益額・利益率等」も求める時には、入力したデータを使って「四則演算(足し算・引き算・掛け算・割り算)」を入力するやり方。

・「構成費(全体に占める1項目の割合)等」を求めるときには、「絶対参照」を活用したやり方。

・「累計等」を求めるときには「SUM関数」の使い方。また必要に応じて、「数を数えるCOUNT関数」・「数値を整理するINT関数」・「順位をつけるRANNK関数」・「条件分岐(もしものIF関数)」等のやり方。

 

【データの並び替え機能】

「並び替え」タブを使用して、表のデータを、利益額が大きい順に並べ替えたり、利益額が同じ場合は、売上金額が大きい順に並ぶやり方。

 

【フィルターを使用したデータ抽出機能】

フィルターとは、データベース(表)に中から必要なデータだけを抽出する機能です。「フィルター」タブを使用して、自分で自由に抽出条件を設定し、その条件を満たしたデータだけを表示させるやり方。

 

【グラフの作成機能】

取引先別の売上構成比等がわかる「円グラフ」を作成するやり方。

・月毎の各店舗の売上金額の推移等がわかる「折れ線グラフ」を作成するやり方。

・アンケート集計表をもとに、各店舗のアンケート結果等がわかる「レーダーチャート」を作成するやり方。

 

以上の「Excel活用術」以外に多く使用される活用術は、「困った時の右クリック」と言われる「右クリックによる操作」のやり方です。更に操作を効率化するには、自身で頻繁に使うボタンを、自身にあった操作の選択で配置する「クイックアクセスツールバー」の活用を勧めます。工夫により機能「タブ」の選択で更に操作の効率が向上します